Adjoint Administratif a l'Enpjj H/F - Service Public

La direction du service de la formation est constituée de pôle(s) :

- territoriaux de formation (9) situés en inter régions

- interventions éducatives, situé en site central (Roubaix)

- gouvernance, situé en site central (Roubaix).

En tant qu'adjoint(e) administratif/ve, en qualité d'agent d'accueil et assistant(e) RH, vos missions sont les suivantes:

· Assurer l'accueil physique et téléphonique et renseigner les différents interlocuteurs

· Transmission et diffusion des informations

· Enregistrement et distribution du courrier départ et arrivée

· Mettre en page des documents administratifs, les transmettre aux services compétents et les classer.

· Tenir à jour le tableau de suivi des appels entrants

· Valider les réservations de salle sur le logiciel Hyperplanning

· Contribuer à la continuité des missions de secrétariat au sein du Secrétariat Général

Connaissances

• Techniques de secrétariat
• Bureautique et outils collaboratifs
• Applications métiers (Harmonie, Chorus)
• Outils numériques et usages

Savoir-faire

• Accueillir
• Mettre en forme un document
• Maîtriser des délais
• Fiabiliser
• Archiver

Savoir-être

• Avoir le sens de l'organisation
• Etre réactif
• Faire preuve de discrétion
• Etre rigoureux

• Appels entrants
• Logiciels bureautiques
• Chorus
• Rigueur et méthode
• Réactivité
• Sens de l’organisation